Neues Nachweisgesetz: Jetzt Arbeitsverträge anpassen!

Nach dem neuen Nachweisgesetz müssen alle Arbeitgeber ab dem 01.08.2022 umfassende Informations- und Dokumentationspflichten gegenüber ihren Mitarbeitern erfüllen. Bei Verstößen droht nun ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro. Auch können die Mitarbeiter ihre neuen Rechte einklagen.

Für welche Fälle gelten die neuen Pflichten?

Die (nur teilweise) neuen Pflichten gelten zunächst für alle Neueinstellungen. Dem Mitarbeiter muss bereits am ersten Arbeitstag eine schriftliche Ausfertigung mit den Informationen über

• den Namen und
• die Anschrift der Vertragsparteien,
• das Arbeitsentgelt und dessen Zusammensetzung sowie über
• die vereinbarte Arbeitszeit

vorgelegt werden.

Spätestens nach sieben Kalendertagen müssen nachgereicht werden:

• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
• Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
• Arbeitsort
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Kündigungsfristen
• Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind
• Enddatum des Arbeitsverhältnisses
• Ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist

Der Mitarbeiter ist zudem schriftlich über das Kündigungsprozedere (Schriftform, Fristen) zu unterrichten. Hierzu gehört auch die Belehrung über seine Möglichkeit zur Erhebung Kündigungsschutzklage verbunden mit dem Hinweis auf die Klagefrist von 3 Wochen ab Zugang der Kündigung. (Nach Ablauf der 3-Wochenfrist ist die Kündigung dann regelmäßig wirksam.)

Für Alt-Beschäftigte gilt:

Die Mitarbeiter müssen zunächst nur dann innerhalb eines Monats schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber hierzu auffordern. Weitergehende Informationen über

• den Urlaub,
• die betriebliche Altersversorgung,
• die Pflichtfortbildung,
• das Kündigungsverfahren und
• ggf. geltende Kollektivvereinbarungen

müssen dem Mitarbeiter dann spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in Arbeitsverhältnissen, muss der Mitarbeiter spätestens am Tag der Änderung schriftlich unterrichtet werden. Auf Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen muss hingegen weiterhin nicht schriftlich hingewiesen werden.

Was ist jetzt zu tun?
Bereiten Sie sich als Arbeitgeber auf die neuen Nachweispflichten gegenüber Ihren Mitarbeitern vor und passen Sie ggf. Ihre Vertragsvorlagen entsprechend an. Für Alt-Beschäftigte könnten Informationsschreiben - etwa mit der kommenden Verdienstbescheinigung - versandt werden. Fordern Sie bei Bedarf gern unsere Übersicht der erforderlichen Angaben per E-mail info@ilchmann-kanzlei.de an.

Wir empfehlen außerdem – sofern noch nicht geschehen – den Mitarbeitern in diesem Zuge die erforderlichen Informationen zum Beschäftigungsdatenschutz zu übersenden. Sollten Sie hierzu (und zum Datenschutzkonzept insgesamt) Fragen haben, sprechen Sie uns einfach an.