IFM – Integratives Forderungsmanagement

Das Profi-Konzept gegen Forderungsausfall


Montag, 29. April 2019, von Stefan Ilchmann

Was ist darunter zu verstehen?
'IFM' steht für INTEGRATIVES FORDERUNGSMANAGEMENT. Das bedeutet, dass bei der gesamten Unternehmensorganisation die Frage eines sinnvollen Forderungsmanagements berücksichtigt wird. Der allgemein für das Mahnwesen und das Inkasso gebräuchliche Begriff der Forderungsbearbeitung wird noch erweitert um den Bereich der Forderungsprophylaxe sowie um eine effiziente Forderungssicherung. Oft werden diese Bereiche vernachlässigt und nicht als selbständige unternehmerische Aufgabenbereiche anerkannt. Doch stellt gerade der INTEGRATIVE Ansatz, der die Problemlösung von der Ursache her erfasst, erhebliches Optimierungspotential dar.

Forderungsprophylaxe
Die beste Vorsorge für die Minimierung des Forderungsausfalls ist Verringerung des Bestandes an offenen Forderungen bereits vor dem Mahnen. Dies gelingt durch schlanke Organisation und funktionierende Abläufe, am besten unter Einsatz guter IT. Die IT ermöglicht später nicht nur eine schnelles und fehlerfreies Mahnwesen, sondern liefert auch notwendige Werkzeug für die Analyse. Leistungsfähige Kundeninformationssystemen (CRM) können gezielte Kundeninformationen (Bonität!) bereithalten.

Forderungssicherung
Die rechtsichere Gestaltung der Verträge (auch der Allgemeinen Geschäftsbedingungen) und anderer sowie exakte und zügige Rechnungslegung dienen nicht nur der Vorsorge, sondern ermöglichen die schnelle und beanstandungsfreie Forderungsabwicklung bis hin zum Zahlungseingang.

Forderungsbearbeitung
Alle Arbeiten des 'klassischen' Mahn- und Inkassowesens fallen in diesen Bereich.

Alle drei Teilbereiche bieten wegen ihrer Überschneidungen Synergieeffekte. Deutlich wird aber auch, dass Versäumnisse in einem Bereich die anderen Bereiche maßgeblich beeinflussen können. Erklärtes Ziel des IFM-Konzeptes ist es, eine Optimierung des Forderungsmanagements in allen drei Bereichen herbeizuführen. Dabei sind vor allem folgende Aspekte zu verwirklichen:

  • Entlastung des Mahnwesens durch Außenstandsvermeidung
  • Reduzierung der Forderungsausfallquote
  • Minimierung der Kostenbelastung durch die Forderungsbearbeitung
  • Schaffung von kurzen Bearbeitungszyklen
  • Herbeiführung einer angemessenen Datentransparenz für Kundeninformations-, Geldfluss-, Schuldnerstatus und Effizienzkontrolle

Wie kann die Umsetzung des Konzepts realisiert werden?
Bevor neue und effiziente Arbeitsmethoden und –abläufe zur Verfügung stehen, ist eine Bestandaufnahme des IST-Zustandes im gesamten Unternehmen erforderlich. Hieraus abzuleiten ist die Maßnahmeplanung, die aufzeigt, wie die oben angesprochenen Teilbereiche detailliert verbessert werden können. Neben der Einführung neuer Organisationsabläufe ist besonders hinzuweisen auf den Einsatz neuer EDV-Lösungen mit der Notwendigkeit der Altdatenübernahme aus den bisherigen Systemen. Der Aufwand, die mit den neuen Methoden und Systemen befassten Mitarbeiter zu motivieren und zu schulen, darf dabei nicht unterschätzt werden.

Wesentlicher Bestandteil des IFM-Konzepts ist die Gestaltung rechtlich einwandfreier Rahmenbedingungen. Gerade hier sind viele Nachlässigkeiten zu beobachten, die sich praktisch in allen Bereichen des Forderungsmanagements - wenn nicht noch weiterreichend – auswirken. Neben der Schaffung von rechtssicheren Geschäftsbeziehungen und soliden Vertragsvorlagen sind die Recherchemethoden zu optimieren, das Mahn- und Inkassowesens effektiver zu organisieren, streitige Verfahren zu bearbeiten sowie die Zwangsvollstreckung erfolgreich zu betreiben.

Wer kann helfen?
Ansprechpartner für eine erfolgreiche Organisation des betrieblichen Forderungsmanagements sind Unternehmensberatungen, die auch den juristischen Hintergrund abdecken können. Gleichfalls beratend tätig werden auf das Gebiet des Forderungsmanagements - und nicht nur auf den Forderungseinzug - spezialisierte Rechtsanwälte, die jedenfalls für die Ausgestaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen und das Mahn- und Inkassowesen herangezogen werden sollten. Von diesen wird hohe Flexibilität und Mobilität zu erwarten sein, denn wesentliche Teile der beratenden Tätigkeit werden grundsätzlich in den Geschäftsräumen des zu beratenden Unternehmens stattfinden.

Gerade die Neustrukturierung des vorgerichtlichen und gerichtlichen Mahnwesens und der Zwangsvollstreckung birgt darüber hinaus erhebliche Einsparpotentiale, können diese Tätigkeiten doch statt von der bestehenden Mahnabteilung im Unternehmen selbst (In-house) im Wege der Funktionsausgliederung (Outsourcing) in der spezialisierten und entsprechend ausgestatteten Anwaltskanzlei ausgeführt werden. Im Gegensatz zu den in der Mahnabteilung anfallenden Kosten (Gemeinkosten), die nicht vom Schuldner zu ersetzen sind, sind dann die als Kosten der Rechtsverfolgung anfallenden Mahnkosten als Verzugsschaden voll ersatzfähig.

Der Autor:

Stefan Ilchmann ist seit 2002 als Rechtsanwalt tätig. Als Industriekaufmann, Gründer und Gesellschafter verschiedener Unternehmen erwarb er besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der rechtssicheren und erfolgreichen Unternehmensentwicklung. Der IT-Rechtsexperte berät Unternehmen und Organisationen in allen rechtlichen Fragen rund um die Digitalisierung und ist zudem als Datenschutzbeauftragter tätig. Seine langjährigen Erfahrungen in der Technologieentwicklung machen ihn zum ersten Ansprechpartner für Produktinnovationen und die Umsetzung innovativer Geschäftsideen. Stefan Ilchmann ist ein bundesweit gefragter Referent für Inhouse-Seminare, Informations- und Lehrveranstaltungen.